1. Простой техники
Пока аппарат в ремонте, люди ходят печатать в другой отдел или в копицентр. Это часы рабочего времени, которых нет ни в одной смете.
2. Повторная печать
Бледные, смазанные, криво распечатанные документы печатают заново. При плохих расходниках это до 5% всего объёма.
3. Забытые распечатки
Задания, которые никто не забрал с лотка, — стабильно 15–25% объёма в офисе без отложенной печати.
4. Цветная печать по инерции
Документы печатаются цветом просто потому, что так стоит по умолчанию. Каждая такая страница дороже в 5–8 раз.
5. Разнородный парк
Пять моделей — пять типов картриджей на складе, замороженные деньги и просроченные остатки.
6. Электроэнергия
Аппараты, не уходящие в спящий режим, за год набирают заметную сумму. Проверьте таймер перехода в энергосбережение — часто он просто отключён.
7. Время IT
Установка драйверов, разбор замятий, поиск причин «не печатает» — это часы специалистов, которые в бюджете печати не учитываются вообще.
Что делать
Раз в год сводите все эти статьи в одну таблицу. Обычно выясняется, что реальные расходы на печать в полтора раза выше, чем строка «картриджи» в бюджете.